作为一家要去国外参加展览会的企业，如何办理相关人员的出国手续和签证自然是他们非常关心的问题。在此过程中，参展人员需要了解以下几点：

1.博览会正式邀请函由中国组团方统一向博览会索要，并在参展人员向组团方交齐费用后下发，参展人员也可要求国外客户帮助其出具邀请函，但签证风险相对较大。

2.有些国家使领馆需要预约签证时间，如美国、德国等，有些国家则不需要，如英国等，参展人员可以自行安排时间前去面试。但约签证时通常需要提供申请人护照号、姓名、出生日期，签证约电话不需要申请人亲自拨打。需要注意的是，有些国家在签证高峰时段很难拨通电话，需要连续拨打。德国、美国等到热点国家在每年年底及七八月份为签证高峰期，申请人预约的签证时间可能为其预约时间后30天，故请提前预约，以免延误展览会。

3.通常持私人护照的签证申请者应在其所在领区的使领馆与签证官面试（各国使领馆规定），许多国家在中国的使领馆通常设在北京、上海、广州三地。也有些国家不接受本人预约，如日本，必须要求申请人将材料送至指定签证代办机构，由其统一办理。

4.有些国家对在一段时间内去过该国的申请人提供免面谈服务，由申请人将其申请材料送交中信实业银行，德国工商大会等代办机构。

5.有些国家要求申请人在面试当天以现金形式交纳签证费，也有些国家需提前交纳到指定代收银行，如美国需提前交纳中信实业银行。

6.有些国家在申请人面试结束后1小时内即可将颁发签证，如美国，也有些国家需要一周后颁发签证，如德国、意大利，申请人可以委托他人代取签证。