展台人员在做记录时，要争取尽可能准确，尤其是潜在客户。准确的记录有助于后续工作的针对性和效率。展台接待和洽谈记录要适时统计。每天可以简单的统计，内容包括观众接待数、观众来源、询问内容、合同洽谈数量和金额等，统计结果是每天展后会议的内容之一。对于一些需要急办的事则交相应部门、人员尽快办。在展览会闭幕后，可以做复杂一些的统计、分析，包括：根据记录建立或更新客户名单，选编新的展出邀请名单；分析宣传、广告、公关的效率并找出改进的方向，统计后续工作建议，分轻重缓急安排处理等等。记录、统计、分析也要指定人定时做。对于一些后续工作，迅速统计并立即处理非常重要。

E、联络、公关工作是一项内容很广的工作，在此，主要谈及客户邀请、接待室、送礼工作。

客户邀请工作是在展前已大规模做过。在展览期间，仍应视需要继续做客户邀请工作。展览期间的客户邀请工作主要限于重要的现有客户和潜在客户。

接待室工作是展台工作的一部分。如果配备接待室，要充分利用。接待室应用于有价值的客户和贵宾。事先要向展台人员明确说明谁可以使用、什么时候使用。接待室是接待、谈判、签约的地方，气氛要轻松一些。但是要避免造成娱乐、消闲的气氛，避免接待室成为观众和展台人员休息的场所，要保持接待室做生意的气氛。接待室的招待品可以分等级提供，比如：软饮料、酒精饮料、快餐、正餐等。招待标准要按预算定，要注重效果。接待室要保持干净。接待工作做得好，也是展出成功的条件之一。

展出工作一般都会配备礼品，要做好礼品管理工作。要明确赠送档次，一般分贵宾和工作用礼品。在正常情况下，第一天重要人物最多，最后一天最少。每天使用多少要有数，不要早早用完。礼品可以事先包装好，免得临时送礼来不及包装，在送礼后进行登记。一方面为了管理，另一方面是为了以后再送礼时好相应安排。

F、调研是展览会的重要功能之一。贸易展览会不仅是买卖场所，也是理想的调研场所。展览会本身就是一个市场，是一个人员众多、气氛宽松的市场。在展览会上做调研节省费用、节省时间。进行信息采访，询问市场、产品甚至竞争者的情况比在其他环境中容易。在展览会上，展出者和参观者都不介意回答一些问题，有些甚至很乐意提供意见和建议。而在其他场合，就不是那么容易获得答复。据称，有关市场的任何问题都可以通过展览会的调研获得结果。在展览会上的调研范围和内容可根据展出需要和条件安排。

调研工作可以委托专业公司做，也可以由展台人员自己做。专业调研公司的工作质量高，但是他们的产品专业知识可能不是太精。另外，出于经费、人员等方面原因，展出者大部分是自己做调研工作。

展场调研的途径和方式可以是多种多样的。可以以展台为阵地，主要针对参观者做调研，了解参观者对产品和服务的意见以及建议，询问参观者对产品和服务的需求和要求，以及参观者对市场和发展趋势的看法等等。可以抽空参观其他展台，尤其是竞争对手的展台，主要针对竞争对手做调研，收集资料、询问情况，了解竞争对手的展示手段、销售方式、宣传方式、新产品、新技术、产品质量、价格、包装、性能等方面的情况。可以参加展览会期间召开的研讨会，主要是针对市场做调研。展览会的研讨会是一个了解市场和行业发展趋势的好机会。一方面发言人会做出推论、预测，另一方面参加者所表现出的兴趣（比如出席人的多少，出席人的问题等）也可以作出预测的标准之一。此外，在研讨会上还可以寻找发现重要的潜在客户。还要以阅读新闻报道、贸易刊物、官方报告等，了解综合性质和宏观性质的情况。调研工作不仅仅是收集信息，还包括统计、分析和总结。

G、操作示范。操作表演的展品更能吸引观众注意，能使客户更加了解产品而使客户更快地做购买决定。因此，在有能力和条件的情况下，应考虑安排操作示范。

如果安排了操作示范，要事先再三检查产品，确保能正常操作表演。任何事故不仅会带来难堪、损坏公司形象，也会直接导致生意流失。操作表演要视情况安排保卫人员以防意外。此外也要警惕竞争对手做手脚。若有规定，还需事先征得展览会组织者同意。另外要视情况办理保险。操作安排次数要适当，可以定时操作表演展品。多了效果并不一定好。如果有音像设备，使用时要控制音量、调整屏幕角度，不要影响周围展台，避免造成麻烦。

H、资料工作。展台资料包括公司介绍、产品目录、产品说明、服务说明、展出介绍、价格单、展台人员名片等。展台资料需要管理，管理使用得当，资料可以有效发挥宣传、推销作用；管理使用不当，资料便会被丢弃、被浪费。资料的管理工作包括控制散发数量、控制散发对象、撤下残损的资料，添加新的资料、补充库存等等。

资料要有针对性的散发。可以分层次地向目标观众寄发、散发。资料可以分为两类：一类是可以散发给每一个参观者的简单、成本低的资料，包括单页和折页资料；另一类是提供给专业参观者的成套、成本高的资料，一般不宜当场提供，最好是展览会后邮寄给客户。

供散发的展台资料放在参观者可以方便拿取的地方，不要对称地放置、摆放太整齐或摆放成几何图案，以免误认为是展示品而不拿取。可以使用资料架（台），但是要注意摆放位置，不要影响正常展台工作，也不要影响观众行走。资料不宜大量堆放，而要均匀散发，可以由展台人员直接散发或少量地放置在展台上，不断地添加，以免滥发造成浪费。散发的资料要有数量控制，以便于整个展览期间都有正常的供应。不要在展览结束时，还剩余很多专门印刷、却无法用于其他场合的资料；或者在展览还没有结束已无资料可以散发。

向客户提供贸易资料编印成本一般很高，控制可以严格一些。资料可以放在接待室内或资料柜内，不要让参观者自由拿取，而由展台人员有选择地提供给有价值、真正需要资料的客户。据调查，许多真正的客户往往不愿意携带很多资料，而且基本不翻阅在展览会上收集到的资料。因此在展台上可以不直接提供贸易资料，只配备少量资料用于谈判参考。这样也可以使展台人员和参观者集中精力交谈。在进行贸易细节洽谈时，可以使用有直接关系、辅助洽谈的资料。若客户需要资料，可填写索取表。展出者当天或展后安排邮寄。

具美国的统计显示，50%的人没有目的或者目的不明却到处收集资料，最终将所收集的资料留在餐馆的饭桌上、汽车座椅上或废纸篓里。即使拿到办公室也是放到资料堆里，“有时间再看”，实际是不会有时间再看的。英国人称这类人为“资料收集者”，没有明确目的但是却到处索取资料，最终可能一扔了之。因此要管理好资料，不能将贵重资料提供给这类人。

I、活动。展览会可能会安排一些活动，包括开幕式、新闻发布会、馆日、招待会、研讨会、贵宾访问、采购团等等。这些活动与展出都有关系，展出者应予以足够的注意，并视需要积极参与或充分利用。

展览会开幕式是展览会最重要的活动之一，既有新闻价值，也在商业价值。对于一般展出者，重要的是利用其商业价值。开幕式邀请人员都是一些政府官员、工商名流和新闻记者，在开幕式当天参观展览会的人很多是有价值的商人。

首先，展出者一定要在开幕前完成全部施工、布置工作。开幕后的几小时是关键时刻，对展出者最为重要。重要人物已到场，重要客户通常在展览会开始时就参观。他们巡视展览，如果展台一切安排妥当就绪，准备接待客人进行业务洽谈，那么这些重要的客户在巡视之后，就会把这样的展台列为接触对象。而仍在施工、布置的展台则是作反面宣传，会失去这些最重要的客户。其次，是了解开幕程序和活动，包括开幕式后贵宾参观路线。如果可以，做展览会组织者的工作，争取将自己的展台包括在贵宾的参观路线内，这将有利于新闻宣传。第三，确保展台人员全部到位，确保展台人员着装整洁、精神饱满。如果需要，做好摄影和摄像准备。

J、现场销售。有些展出者将展览会作为直接销售的场所，租用小面积的标准展台，在里面堆满产品，在展台前的过道上放柜台，直接向参观者销售。这样做会扰乱展览会现场秩序，展出者本身也很难能过零售获得足够利润。如果展出者认为有充分理由零售，可以事先与展览会组织者商量，也许可以获得同意，并被安排一个合适的位置。如果展出者违反规定强行零售，展览会组织者可能也会采取强行措施，关闭展台。

在贸易展览会上直接零售是违反效率和效益原则的，因此贸易展览会通常禁止现场零售。贸易展览会是做贸易的场所，展出者应集中精力捕捉潜在客户和贸易机会。向大量普通参观者开放消费品展览会可能允许零售。但是也需要办理相应的手续并遵守相应的管理规定。

（2）展台人员

实现展出目标建立展出者形象要靠展台人员，要靠展台人员的业务知识、工作方式、穿着、举止等。因此，必须对展台人员提出相应的要求和标准。

A、业务知识。展台人员必须掌握展台工作所需的知识，包括公司情况、所展出产品和服务的情况、客户需求、市场情况、竞争情况等。需要强调的是展台人员必须完全了解展品，必须能够回答有关展品的任何问题。若做不到，必须知道如何获得答案。展品方面的知识对展台推销非常重要。