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秘书从业经验:秘书工作的规律与方法

http://www.szdmz.com/mishu/  日期:2008-09-11 人气:

教学目标:理解秘书工作的一般规律与原则 :
理解秘书工作方法与组织实践的关系 
能掌握秘书的科学思维方法和具体业务方法 
第一节 秘书工作规律 
一、 秘书工作的一般规律 
秘书工作的一般规律。即秘书在主辅配合中,近身综合辅助与领导对秘书公务服务需要相适应的规律,揭示了领导对秘书公务服务需要。 
1、 事务服务和参谋辅助的投入必须相适应
2、 主辅配合的有效程度对秘书工作起着关键性作用 :
3、 领导对秘书公务服务的需要,对秘书工作的职能范围、职能作用、职能地位等是决定性的 
4、 秘书发挥其职能作用,是在满足领导需要,适应环境条件的变化、与领导主辅配合的前提下,通过事务服务和参谋辅助体现出来的。 
5、 公式表达:D=+(-)K*L*(S+A) 
D领导对秘书的满意度 
K受各方面影响的条件参数 
L主辅配合有效程度 
S 事务服务投入(智能、体力、时间) 
A参谋辅助投入 
二、 一般规律的运用 
1、 把握目标,坚持主辅配合的正确方向 
2、 加深主辅理解,提高综合辅助的有效性。实践中,主辅理解和配合有四种状况:和谐共振型;领导牵引型;秘书促进型;配合失调型;
3、 协调主辅配合,提高综合辅助的效率 
4、 增强主辅素质,提高综合辅助的效能 
试析107页案例 
三、 秘书专项职能活动规律 
1、 经常性工作的规范化、程序化、科学化规律 
2、 秘书知识、能力、素质与其职能要求相适应的规律 
3、 领导立意与秘书忠实、完整、正确表达相一致的写作规律 
四、 对立统一规律在秘书工作中的运用 
事务与政务;被动与主动;综合性与专业学;维持与适应;听命与劝谏;宣传与保密;谋划与执行;全面与重点;规范性与随机性;间接性与直接性 
第二节 秘书工作的原则
一、 一般原则 
1、 正面效益原则 
2、 以领导工作为核心原则
3、 具体工作流程闭环运作原则 
二、 专门性原则 
1、 受权理事双重角色原则
2、 综合协调强化整体功能原则 
3、 有效信息沟通原则 
第三节 秘书职业思维 
秘书在工作实践中,除掌握一般思维方法之外,要熟练掌握和运用秘书工作的特殊思维方法。 
一、 注重选择思维层次及掌握相应的方法 
1、 秘书与领导的同层次思维
正确把握领导工作的价值观;准确把握领导的指责范围;深入把握领导者的个性特色 
2、 秘书与领导的不同层次思维 
实事求是,考察不同层次的具体问题;从具体层次的具体问题出发,分析具体原因;比较领导层次与特定层次的看法,找出共同点与差异点,了解问题之所在;根据产生问题的不同原因找出相应层次的方法。 
3、 秘书的多层次思维 
立足本级;遵循上级;深入下级 
二、 秘书选择思维角度的方法 
(一)、本位思考: 
1、 准确观察和思考领导工作的需要 
2、 清醒观察和思考客观环境及组织运转的态势 
3、 客观审视和评价自身的业务工作与领导工作需要的契合尺度、对领导工作服务的有效程度 
(二)、换位思考 
1、 真正地了解对方的实际情况 
2、 从法律法规和组织规范的角度,正确把握对方的权力、责任、要求和愿望 
3、 从客观实际情况出发,理解和体察对方的实际困难 
4、 从对方特定的脚色环境把握其心理情绪 
5、 将组织的整体利益与交往对方的利益要求结合起来,真诚地与对方共同寻求解决问题的办法。 
(三)、多角度思考 
1、 思维方向上要辨证 
2、 思维领域要宽广 
3、 思维的行为对象上,要实际可行 
4、 思维方式上要积极具体 
三、 秘书把握思维节奏的方法 
(一)、秘书与领导思维同步 
(二)、秘书加快节奏的超前思维 
(三)、秘书放缓节奏的继后思维 

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